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Los objetivos específicos del Sistema de Adquisiciones son los siguientes:
· Generación de Ordenes de Compras.
· Registro de cada uno de los documentos que permiten la toma de la decisión de la compra.
· Llevar un control de las ordenes facturadas y las no facturadas.
· Generar control de gastos por vales de combustibles, fotocopias y otros.
· Agilizar y controlar los procesos de generación de una orden de compra.
· Control de los gastos por compras de cada unidad de la organización.
A continuación se presenta en detalle las funcionalidades de cada módulo:
Funciones de Solicitud de Pedidos
·
Administración de Solicitudes de Pedido
·
Tratamiento de Solicitudes de Pedido
·
Estado Atención Solicitudes de Pedido
Funciones de Cotizaciones
·
Administración de Cotizaciones
·
Cuadro Comparativo Proveedores
·
Cuadro de Requisiciones
Funciones de Ordenes de Compra y de Trabajo
·
Administración de Órdenes de Compra
·
Administración de Órdenes de Trabajo
Funciones de Documentos de Proveedores
·
Administración de Guías de Despacho
·
Administración de Facturas
·
Administración de Boletas de Honorarios
·
Administración de Notas de Crédito/Débito
Funciones de Adquisiciones
·
Tratamiento de Vales
·
Vales de Fotocopia
·
Vales de Combustibles
·
Visado
·
Solicitud de Pedido
·
Orden de Compra
·
Centralización de Compras por Vales
·
Solicitud de Gastos Menores
·
Consulta de Gastos Menores
Funciones de Mantención
·
Mantención de Rubros
·
Mantención de Proveedores
·
Mantención de Vales
Funciones de Emisión de Informes
·
Informes de Gastos por Proveedor
·
Informes de Órdenes por Unidad
·
Informes de Órdenes por Cuenta
·
Informes de Productos Comprados
·
Informes de Gastos por Centro de Costo
Funciones de Pedimentos via WEB
Como complemento al Sistema de Adquisiciones, se ha desarrollado el
módulo Web de Pedimentos Internos. Este está orientado
a gestionar los pedidos de materiales de las distintas áreas
de la organización, los cuales son solicitados directamente
al Departamento de Adquisiciones a través del módulo
Web, sin necesidad de utilizar memos, correos electrónicos
o algún otro mecanismo. De esta forma, las distintas áreas
o departamentos pueden hacer el seguimiento de su pedido con sólo
ejecutar un clic de mouse.
El módulo WEB queda habilitado para que todas las unidades internas de la organización lo utilicen en sus solicitudes de compra o pedidos de materiales a bodega.
EJEMPLOS DE VENTANAS
A continuación se presenta algunas ventanas típicas, para ilustrar el estilo de interfaz y su extraordinaria calidad intuitiva:
Esta ventana muestra la Solicitudes de Pedimentos Internos realizadas,
para su eventual modificación o anulación.
Esta ventana permite visualizar el comportamiento de una cuenta durante el año y compararla con lo proyectado para el periodo.
Esta
ventana muestra las Ordenes de Compra y todos los datos asocia-dos
a cuentas presupuestarias y modalidades de pago.
A
continuación se muestra las ventanas relacionadas con la opción
de Pedimentos Web, donde se puede visualizar el listado de solicitudes
de pedido realizadas por una unidad específica y los diversos
criterios utiliza-dos para filtrar la información.
Esta
pantalla muestra una solicitud del sistema de pedido WEB rescatan-do
los artículos que se encuentran
en bodega.
El Sistema de Bodega e Inventario facilita el control y gestión de los bienes que posee la institución, así como también, efectúa el proceso de actualización y depreciación de los bienes, con lo cual satisface los requerimientos de información de organismos internos y/o externos fiscalizadores.
Los objetivos específicos del Sistema de Bodega e Inventario son los siguientes:
· Contar con información actualizada de los bienes, ya sean muebles o inmuebles.
· Facilitar la identificación precisa de un bien, permitiendo su ubicación y estado actual en forma rápida.
· Llevar un control tanto de la compra como traslados de bienes, facilitando su seguimiento.
· Generar certificados de entrada y salida de materiales fungibles controlando la existencia en bodegas.
· Agilizar los procesos de corrección monetaria y depreciación de bienes.
· Identificar y clasificar el inventario de forma flexible organizándolo por distintas categorías.
El Sistema de Administración de Bodega e Inventario, contempla las siguientes opciones de menú: Muebles, Inmuebles, Fungibles, Procesos, Ficha Descrip-tiva y Mantención, las que se describen a continuación:
Funciones de Bienes Muebles
Movimientos
· Altas
· Bajas
· Traslados
· Clasificación
Inventario
· Por Unidad
· Por Clasificación Bien
· General Muebles
· Inventario Físico
· Cantidad de Bienes
Planillas
· Altas
· Bajas
· Traslados
Funciones de Bienes Inmuebles
Movimientos
· Altas
· Bajas
Inventario
· Bienes de Propiedad de la Corporación
· Bienes en uso
· Por Clasificación del Bien
· General Inmuebles
Planillas
· Altas
· Bajas
Funciones de Bienes Fungibles
Certificados
· Entrada
· Salida
Consultas
· Inventario Físico
· Consulta por Departamento
· Movimiento de Productos
· Certificado de Existencia
· Reporte de Productos
· Listado de Proveedores y Productos
Módulo
de Procesos
· Ejercicios
· Actualización y Depreciación
· Contabilizar
Funciones de Ficha Descriptiva
· Bien Mueble
· Bien Inmueble
Funciones
de Mantención
· Mantención de Conservación
· Mantención de Unidades de Medida
· Mantención de Calidad del Bien
· Mantención de Centros de Costos
· Mantención de Clasificación Bien Muebles
· Mantención de Clasificación Bien Inmuebles
· Mantención de Entradas
· Mantención de Rubros
· Mantención de Proveedores
· Mantención de Funcionarios
· Mantención de Áreas
Principales datos generados por el sistema
· Inventarios Generales de Bienes Muebles e Inmuebles
· Inventarios por Especie
· Inventarios por Unidades Organizacionales
· Informe de Fungibles
· Movimientos de Bienes Fungibles
· Planilla de Alta de Bienes Muebles e Inmuebles
· Planilla de Baja de Bienes Muebles e Inmuebles
· Planilla de Traslado de Bienes Muebles e Inmuebles
· Ficha Histórica de Bienes Muebles e Inmuebles
· Certificado de Entrada de Fungibles
· Certificado de Salida de Fungibles
· Reporte de Productos
· Reporte de Movimiento de Productos
· Reporte de Contabilización de Inventario
EJEMPLOS DE VENTANAS
A continuación se presenta una ventana típica,
para ilustrar el estilo de in-terfaz y su extraordinaria calidad intuitiva:
En esta ventana se puede visualizar los datos referidos al ingreso de un bien al sistema.