Ha sido el Servicio de Impuestos Internos quién ha marcado el liderazgo en la aplicación de tecnología informática a estos problemas. Es cierto que el objetivo del SII es procurar una mas eficaz herramienta en el marco de sus propios intereses de recaudación tributaria, pero debemos admitir que no se habría logrado el éxito alcanzado, si no hubiese también importantes beneficios para la empresa o institución usuaria.

¿Cuál es el mas reciente anuncio en materia de Modernización de los Trámites en el SII? Es el anuncio de la aplicación práctica de la FACTURA ELECTRONICA. En términos muy resumidos, el uso de la Factura Electrónica es un proceso que trae solo ventajas a la empresa que se adhiere a este nuevo sistema, siempre que cuente con el software apropiado y el asesoramiento correcto.

A diferencia de la emisión de facturas tradicionales, la factura electrónica es emitida en un formato estándar, de modo que pueda ser transferida en forma digital al SII, y en forma digital o impresa en papel al destinatario. La siguiente figura presenta un esquema:

Como producto de la emisión y recepción de documentos digitales, el software de Factura Electrónica generará y enviará mensualmente el Libro de Ventas y el Libro de Compras al Servicio de Impuestos Internos, también via INTERNET.

Hay tres tipos de beneficios que se desprenden del uso de la Factura Electrónica: reducción de los costos directos, reducción de los costos indirectos y mejoramiento del servicio al cliente, como a continuación se indica:

Reducción de Costos Directos

. Eliminación de documentos preimpresos con varias copias.
. Eliminación del timbraje, administración de los folios en distintas sucursales y su distribución a los puntos de facturación.
. Eliminación de la impresión y almacenamiento de libros de compra y venta.
. Eliminación del almacenamiento durante 6 años de libros, documentos emitidos y documentos recibidos.
. Reducción de costos de impresión, insumos y depreciación de equipos.
. Eliminación de gastos de entrega, ensobrado y correo tradicional.
. Eliminación de empastado de facturas para guardar.

Reducción de Costos Indirectos

. Reducción de costos de administración de los documentos.
. Eliminación de las cotizaciones de impresión, la posterior compra y el almacenamiento de facturas en blanco.
. Reducción de los errores en la impresión y entrega de documentos.
. Reducción de demoras en los pagos, por efecto de errores o pérdidas.
. Eliminación de eventuales pérdidas de documentos en blanco, que derivan en multas y trámites adicionales.
. Eliminación de pérdidas de documentos impresos, que derivan en reemisiones, legalizaciones, reenvíos, y eventualmente en pérdida del IVA.

Mejoras en la atención de los clientes

. Mejor atención a consultas de clientes sobre su facturación, o consultas de proveedores y empleados, mediante acceso en línea a los documentos.
. Posibilidad de reenvío inmediato de copias a partir de original electrónico.
. Posibilidad de adjuntar en cada e-mail de envío de una Factura, los detalles que respaldan la facturación.
. Posibilidad de incorporar el pago en línea de los documentos.
. Mayor confiabilidad de los documentos, tanto en su autenticidad como en su imposibilidad de adulteración.
. Simplificación de los procesos actuales, sin hacer cambios en los sistemas computacionales existentes.