Si hay algo que complica a cualquier empresa,
grande o pequeña, es la creciente acumulación
de papeles de todo tipo: facturas emitidas a clientes,
facturas recibidas de proveedores, liquidaciones de sueldos,
pagos
previsionales, etc..
Aplicando
buenos métodos administrativos de clasificación
y ordenamiento, las empresas han conseguido sobrellevar por
largos años este problema, con un costo importante
de personal y de infraestructura. Ahora que tenemos computadores
cada vez mas baratos y contamos con una permanente disponibilidad
de INTERNET ¿es posible encontrar una solución
mas práctica y económica?
Claro
que si. En este sentido, ha sido el Servicio de Impuestos
Internos quién ha marcado el liderazgo en la aplicación
de tecnología informática a estos problemas.
Es cierto que el objetivo del SII es procurar una mas eficaz
herramienta en el marco de sus propios intereses de recaudación
tributaria, pero debemos admitir que no se habría
logrado el éxito alcanzado, si no hubiese también
importantes beneficios para la empresa o institución
usuaria.
Tomemos
por ejemplo el caso de la Declaración Mensual de Impuestos,
o la Declaración Anual a la Renta, donde la mayor
parte de los contribuyentes del país, ha reconocido
y puesto en práctica el envío de declaraciones
a través de INTERNET. En este sentido, al preguntar
al Colegio de Contadores sobre la nota que le colocaría
a la última Operación Renta, la respuesta inmediata
fue: “... desde el punto de vista del número
de declaraciones que se cursaron vía internet, ahí le
pondría un siete..”.
¿Cuál
es el mas reciente anuncio en materia de Modernización
de los Trámites en el SII? Es el anuncio de la aplicación
práctica de la FACTURA ELECTRONICA. En términos
muy resumidos, el uso de la Factura Electrónica es
un proceso que trae solo ventajas a la empresa que se adhiere
a este nuevo sistema, siempre que cuente con el software
apropiado y el asesoramiento correcto.
A
diferencia de la emisión de facturas tradicionales,
la factura electrónica es emitida en un formato estándar,
de modo que pueda ser transferida en forma digital al SII,
y en forma digital o impresa en papel al destinatario. La
siguiente figura presenta un esquema:
El
emisor prepara la factura en su computador, donde puede revisarla
y modificarla si fuese necesario. Una vez completada la envía
por INTERNET, tanto al Servicio de Impuestos Internos como
al receptor final (cliente). Si el receptor tiene un com-putador,
puede ver e imprimir la factura para proceder a su posterior
pago. O bien, si el receptor cuenta con el software apropiado,
podrá ingresar directamente el contenido de la factura
electrónica a su sistema computacional, sin necesidad
de digitar sus datos.
Para
garantizar al receptor que la Factura Electrónica
es una factura válida, el software se encarga de generar
automáticamente el número de la factura, además
de un timbre y una firma electrónica, lo cual es completamente
transparente tanto para el emisor como para el receptor.
Este timbre y firma se ubica en la zona inferior de la factura
electrónica y tiene el siguiente aspecto:
Al
igual que un Código de Barras, con la ayuda de una “pistola” lectora,
es factible traducir este símbolo en un texto, pues
en esta modalidad es posible almacenar hasta 2.000 caracteres
de información en un solo bloque impreso. Dentro de
los datos almacenados en este símbolo, se encuentra
parte de la información en modo encriptado, lo que
hace inviolable su contenido. Se evita mediante este procedimiento,
las posibilidades de falsificación o fraude que pueden
ocurrir con la factura impresa tradicional.
Si nuestro receptor final (cliente) no tiene un computador conectado
a Internet, o no desea recibir la Factura Electrónica por e-mail,
sencillamente se imprimirá la factura en un papel corriente,
y le será enviada por correo normal.
Como
producto de la emisión y recepción de documentos
digitales, el software de Factura Electrónica generará y
enviará mensualmente el Libro de Ventas y el Libro
de Compras al Servicio de Impuestos Internos, también
via INTERNET.
¿Cuáles son los beneficios
del uso de Factura Electrónica?
Hay
tres tipos de beneficios que se desprenden del uso de la
Factura Electrónica: reducción de los costos
directos, reducción de los costos indirectos y mejoramiento
del servicio al cliente, como a continuación se indica:
a._Reducción
de Costos Directos
Eliminación
de documentos preimpresos con varias copias.
Eliminación del timbraje, administración de los folios
en distintas sucursales y su distribución a los puntos de facturación.
Eliminación de la impresión y almacenamiento de libros
de compra y venta.
Eliminación del almacenamiento durante 6 años de libros,
documentos emitidos y documentos recibidos.
Reducción de costos de impresión, insumos y depreciación
de equipos.
Eliminación de gastos de entrega, ensobrado y correo tradicional.
Eliminación de empastado de facturas para guardar.
b._ Reducción de Costos Indirectos
Reducción
de costos de administración de los documentos.
Eliminación de las cotizaciones de impresión, la posterior
compra y el almacenamiento de facturas en blanco.
Reducción de los errores en la impresión y entrega de
documentos.
Reducción de demoras en los pagos, por efecto de errores
o pérdidas.
Eliminación de eventuales pérdidas de documentos en blanco,
que derivan en multas y trámites adicionales.
Eliminación de pérdidas de documentos impresos, que derivan
en reemisiones, legalizaciones, reenvíos, y eventualmente en pérdida
del IVA.
c._
Mejoras en la atención de los clientes
Mejor
atención a consultas de clientes sobre su facturación,
o consultas de proveedores y empleados, mediante acceso
en línea a los documentos.
Posibilidad de reenvío inmediato de copias a partir de original
electrónico.
Posibilidad de adjuntar en cada e-mail de envío de una Factura,
los detalles que respaldan la facturación
Posibilidad de incorporar el pago en línea de los documentos
Mayor confiabilidad de los documentos, tanto en su autenticidad como
en su imposibilidad de adulteración.
Simplificación de los procesos actuales, sin hacer cambios en
los sistemas computacionales existentes.
¿Qué opciones
tiene mi empresa para incorporar Factura Electrónica?
Debido
a la amplia variedad de empresas existentes y debido a la
variedad de mo-dalidades en que cada una de éstas
organizan el proceso de emisión y recepción
de documentos, existe una variedad de opciones que se ajustan
a las diferentes realidades, como se muestra en el siguiente
cuadro:
Opciones
Servicios
Opción1
Suite Express
Se
entrega a través de INTERNET el servicio de emisión
y almacenamiento de facturas electrónicas, donde
la empresa solo requiere contar con un PC conectado
a Internet.
Opción2
Suite Stand@lone
Se
instala un PC exclusivamente dedicado a la emisión
y almacenamiento de facturas electrónicas, para
que la empresa realice sus operaciones independientemente.
Opción3
SuiteExtend
Se
instala en la empresa el módulo de facturación
electrónica, como una extensión al sistema
de facturación existente, en sus propias instalaciones
computacionales
Cada
una de las 3 opciones mencionadas podrá ser empleada
por empresas de diferente tamaño y cuya operación
presente diferentes modalidades de facturación. A
modo de ejemplo, se presenta el siguiente cuadro de situaciones:
Tipo
Característica
de la Empresa
Infraestructura
Requerida
Servicio
a
Empresa
que actualmente no tiene un sistema de facturación,
y prefiere contar con un servicio externo para la emisión
y almacenamiento de sus facturas
Solo
necesita un PC conectado a Internet con Banda Ancha,
y una impresora laser o inyección de tinta.
Opción
1
Suite Express
b
Empresa
que actualmente no tiene un sistema de facturación,
pero prefiere tener la emisión y almacenamiento
de sus facturas en forma independiente
Solo
requiere una conexión a Internet Banda Ancha
y comprar un PC con el software incluido.
Opción
2
Suite Stand@lone
c
Empresa
mediana o grande que actualmente tiene su propio sistema
de facturación centralizada en un solo punto del
país
Solo
deberá comprar el software de Factura Electrónica,
incluyendo el enlace automático con su actual
sistema de Facturación.
Opción
3
SuiteExtend
d
Empresa
mediana o grande que actualmente tiene su propio sistema
de facturación descentralizada “en-línea” en
diferentes puntos del país
Solo
deberá comprar el software de Factura Electrónica,
incluyendo el enlace automático con su actual
sistema de Facturación.
Opción
3
SuiteExtend
A
continuación se describirá con mayor detalle
las características de cada opción del Servicio
de Facturación Electrónica.
OPCION
1: Suite
Express de Factura Electrónica via Internet
Para
todas aquellas empresas de tamaño medio o pequeño
que actualmente emi-ten sus facturas sin la intervención
de un sistema computacional de facturación, la Opción Suite
Express se constituye en una modalidad extraordinariamente
simple de dar un salto hacia la Factura Electrónica.
Solo
es necesario contar con un PC conectado a Internet y una
impresora laser o de inyección de tinta, para contar
con todas las facilidades de emisión y recepción
de documentos electrónicos a un bajísimo costo.
La
siguiente figura muestra un esquema del funcionamiento de
la OPCION 1:
La principal ventaja de esta opción,
es que la empresa contratante no debe hacer ninguna inversión,
salvo que aún no tenga un PC con enlace a Internet
Banda Ancha.
Una
vez conectado al sistema central por Internet, cada factura
a emitir deberá ser digitada en la pantalla, tal como
lo haría frente a una máquina de escribir.
Luego, el resto de las tareas de administración y
almacenamiento, formará parte de los servicios que
entrega MMM Ingeniería de Software Ltda.
El
costo base de esta opción tiene un cargo fijo desde
UF 1,00 + IVA mensual, y un cargo variable desde UF 0,014
+ IVA por cada documento electrónico procesado, ya
sea un documento enviado a un cliente o un documento recibido
de un proveedor, lo cual incluye además la respectiva
capacitación y soporte permanente.
OPCION 2: Suite
Stand@lone
Para
algunas empresas de tamaño medio o pequeño,
que actualmente emiten sus facturas sin la intervención
de un sistema computacional de facturación, la opción
Suite Express antes descrita puede no ser muy atractiva,
dado que por diferentes razones, hay ejecutivos que prefieren
tener todos sus datos y la operación de sus sistemas,
al interior de sus instalaciones
En
este caso, Ingeniería de Software Ltda. ofrece una
solución integral bajo el nombre Suite Stand@lone,
que consiste en el suministro de una Máquina de Facturación
Electrónica.
La
idea central de esta opción consiste en entregar a
la empresa un PC de alta calidad, con el software de Facturación
Electrónica instalado y debidamente protegido, incluyendo
su instalación, capacitación y soporte, de
modo que pueda administrar el envío y recepción
de documentos electrónicos con absoluta independencia.
La
siguiente figura muestra un esquema de su funcionamiento:
La principal ventaja de esta opción,
es la completa independencia del usuario en cuanto a tener
tanto el sistema como la información generada, bajo
el control interno de la empresa. Bajo esta opción,
el usuario deberá realizar bajo su responsabilidad todas
las funciones de administración del sistema,
tales como los respaldos, las medidas antivirus, etc.
El
costo de esta opción es desde UF 199 UF + IVA incluyendo
un PC de marca DELL, además del software de Facturación
Electrónica, su instalación y la capacitación
del usuario designado por la empresa, con una garantía
de un año sobre el funcionamiento del sistema.
Opcionalmente,
existe la alternativa de arrendamiento, sobre la base
de un contrato mínimo de 24 meses a un valor desde
UF 9,99 UF + IVA mensuales, el cual incluye el mantenimiento
permanente de hardware y software.
OPCION 3: Suite
Extend para integración de Factura Electrónica
Esta
opción ha sido diseñada para aquellas empresas
que ya cuentan con su propio Sistema de Facturación,
y que naturalmente no tienen interés en reemplazarlo
por que hasta ahora presenta un muy buen funcionamiento.
Estas empresas podrán continuar utilizando el mismo
Sistema de Facturación existente, el cual contará ahora
con una extensión destinada a emitir documentos
electrónicos también.
Para
satisfacer este requerimiento, Ingeniería
de Software Ltda. ofrece la opción denominada Suite
Extend que se integra al Sistema de Facturación
existente del cliente.
De
este modo, los usuarios que se encuentran hoy emitiendo
facturas, no cambian en absoluto su forma de trabajar.
El único cambio es que ahora verán en su
PC una imagen de la factura electrónica, ya sea
para enviarlo por e-mail o para imprimirlo y enviarlo
por correo tradicional.
La
siguiente figura muestra un esquema de su funcionamiento:
No debe perderse de vista que la empresa que
opta por la emisión de documentos electrónicos
a sus clientes no solo emitirá este tipo de documentos,
si no que además será receptor de los documentos
electrónicos que le envíen sus proveedores. Por
lo tanto, el proceso de recepción de documentos electrónicos
forma parte integrante del software correspondiente a la
OPCION 3.
La
principal ventaja de esta opción, es que todo el proceso
de flujo de documentos electrónicos es administrado
internamente en la empresa, donde además todos los
documentos digitales quedan almacenados en su propia infraestructura
computacional.
El
costo base de esta opción es desde UF 399 + IVA, lo
cual incluye el software de envío y recepción
de documentos electrónicos y su respectiva instalación
y capacitación.
