Sistema de Adquisiciones

El Sistema de Adquisiciones tiene como objetivo principal la administración del ciclo de compras, incluyendo las operaciones relacionadas con: Solicitud de pedido > Cotización > Cuadro Comparativo > Orden de Compra > Factura de Compra. El módulo permite el control total de los gastos generados por las compras de la institución, tanto a nivel de proveedores como de cuentas.

Los objetivos específicos del Sistema de Adquisiciones son los siguientes:

· Generación de Ordenes de Compras.
· Registro de cada uno de los documentos que permiten la toma de la decisión de la compra.
· Llevar un control de las ordenes facturadas y las no facturadas.
· Generar control de gastos por vales de combustibles, fotocopias y otros.
· Agilizar y controlar los procesos de generación de una orden de compra.
· Control de los gastos por compras de cada unidad de la organización.

A continuación se presenta en detalle las funcionalidades de cada módulo:

Funciones de Solicitud de Pedidos
· Administración de Solicitudes de Pedido
· Tratamiento de Solicitudes de Pedido
· Estado Atención Solicitudes de Pedido

Funciones de Cotizaciones
· Administración de Cotizaciones
· Cuadro Comparativo Proveedores
· Cuadro de Requisiciones

Funciones de Ordenes de Compra y de Trabajo
· Administración de Órdenes de Compra
· Administración de Órdenes de Trabajo

Funciones de Documentos de Proveedores
· Administración de Guías de Despacho
· Administración de Facturas
· Administración de Boletas de Honorarios
· Administración de Notas de Crédito/Débito

Funciones de Adquisiciones
· Tratamiento de Vales
· Vales de Fotocopia
· Vales de Combustibles
· Visado
· Solicitud de Pedido
· Orden de Compra
· Centralización de Compras por Vales
· Solicitud de Gastos Menores
· Consulta de Gastos Menores

Funciones de Mantención
· Mantención de Rubros
· Mantención de Proveedores
· Mantención de Vales

Funciones de Emisión de Informes
· Informes de Gastos por Proveedor
· Informes de Órdenes por Unidad
· Informes de Órdenes por Cuenta
· Informes de Productos Comprados
· Informes de Gastos por Centro de Costo

Funciones de Pedimentos via WEB
Como complemento al Sistema de Adquisiciones, se ha desarrollado el módulo Web de Pedimentos Internos. Este está orientado a gestionar los pedidos de materiales de las distintas áreas de la organización, los cuales son solicitados directamente al Departamento de Adquisiciones a través del módulo Web, sin necesidad de utilizar memos, correos electrónicos o algún otro mecanismo. De esta forma, las distintas áreas o departamentos pueden hacer el seguimiento de su pedido con sólo ejecutar un clic de mouse.

El módulo WEB queda habilitado para que todas las unidades internas de la organización lo utilicen en sus solicitudes de compra o pedidos de materiales a bodega.

EJEMPLOS DE VENTANAS

A continuación se presenta algunas ventanas típicas, para ilustrar el estilo de interfaz y su extraordinaria calidad intuitiva:

Esta ventana muestra la Solicitudes de Pedimentos Internos realizadas, para su eventual modificación o anulación.

Esta ventana muestra las Ordenes de Compra y todos los datos asocia-dos a cuentas presupuestarias y modalidades de pago.
A continuación se muestra las ventanas relacionadas con la opción de Pedimentos Web, donde se puede visualizar el listado de solicitudes de pedido realizadas por una unidad específica y los diversos criterios utilizados para filtrar la información.

Esta pantalla muestra una solicitud del sistema de pedido WEB rescatando los artículos que se encuentran en bodega.