MODULO DE CONTABILIDAD

Para poner en la práctica el concepto de integración antes mencionado, se ha desarrollado un Módulo de Contabilidad de bases muy sólidas y características muy amplias, como se aprecia en la figura 2. Junto a las funciones tradicionales de un Sistema de Contabilidad, se ha integrado el manejo de auxiliares tales como Cuentas Corrientes, Control de Centros de Costo, Control de Presupuesto y Control de Flujo Efectivo:

Uno de los aspectos sobresalientes del Módulo de Contabilidad, es la disponibilidad de funciones de captura de datos orientada al usuario final, con lo cual se descentraliza completamente la entrada de datos. Un ejemplo de lo señalado, es la recepción de Facturas de Proveedores: una vez revisada la factura, el encargado digita directamente los datos contenidos en ésta, responsabilizándose por la información registrada. A su vez. el sistema valida la información "en-línea", evitando que el usuario final ingrese datos erróneos. Si se trata de una Factura Electrónica recibida del Proveedor, el sistema realizará la captura directamente desde el Correo recibido, para solicitar automáticamente después la confirmación de las respectivas cuentas de mayor.

Esta modalidad de trabajo orientada al usuario final presenta una serie de ventajas a nivel operacional:

Elimina la digitación centralizada y la posterior revisión de listados de validación
· La responsabilidad sobre el registro de la información es distribuida hacia los usuarios finales.
· Se elimina casi completamente la elaboración de Comprobantes de Contabilidad, pues éstos son emitidos automáticamente junto al proceso de entrada de datos. Dada la mayor distribución del esfuerzo de ingreso de datos, es más sencillo mantener la información de contabilidad permanentemente "al día".

Esta facilidad de entrada de datos, se extiende además a todo lo relacionado con Cobranza, Pagos, Cartolas de Bancos, etc., minimizando la elaboración de Comprobantes manuales.

A lo anterior, se agrega el procesamiento de los asientos contables que son elaborados automáticamente por el Sistema de Facturación y Ventas, así como por el Sistema de Existencias y Costos, el Sistema de Remuneraciones y el Sistema de Activo Fijo.

Es justamente este tipo de facilidades lo que le atribuye la propiedad de integración a nuestras aplicaciones empaquetadas, evitando esfuerzos duplicados o la existencia de datos redundantes.

La interactividad ofrecida por el sistema en cuanto a las tareas de entrada de datos, tiene como contraparte una completa interactividad en lo referido a consultas sobre la información almacenada. Al respecto, es factible orientar una serie de consultas hacia la administración cotidiana (p.ej.: estado de cuenta corriente de un cliente, análisis de un asiento contable, etc), y otra serie de consultas hacia el nivel ejecutivo (p.ej.: gastos acumulados en un centro de costo, comparación anual de un item de presupuesto, etc.).

Toda la gama de consultas, se combina con las facilidades del sistema para la producción de informes impresos, tanto legales como de análisis. Entre los primeros se encuentra el Libro de Compras, el Libro de Ventas, el Libro Diario, Balances, etc. Entre los segundos, se encuentra los analíticos de costos, estado de cartera de vencimientos, etc.).

El Sistema de Contabilidad cuenta con tres funciones adicionales muy interesantes: conciliación bancaria, depósito automático de cheques en cartera y flujo de caja.

Para la conciliación bancaria, el sistema toma el detalle de depósitos y cheques girados, y los compara con la información digitada desde la cartola de bancos. Para el depósito automático, el sistema toma el detalle de cheques en cartera y emite una proposición de depósito; si dicha proposición es aceptada, genera el asiento contable respectivo en forma automática. Para el flujo dinámico de caja, el sistema permite ingresar todos los compromisos futuros (no contabilizados), los que unidos a aquellos compromisos ya contabilizados, permite generar un flujo de caja extraordinariamente preciso.

Finalmente, a partir de requerimientos emanados de la Superintendencia de Sociedades Anónimas, se ha complementado este sistema para que automatice la generación de los informes relativos a Flujo Efectivo, disminuyendo significativamente el esfuerzo de cálculo y preparación de informes.